januar 9, 2023

Book det bedste mødelokale – 6 ting du bør være opmærksom på!

Er du på udkig efter det perfekte mødelokale til dit næste møde? Så læs med her. Vi har nemlig samlet 6 ting, du bør være opmærksom på ved booking af mødelokaler, da det kan have betydning for, om dit møde bliver en succes!

Til trods for at Danmark er et lille land, findes der masser af mødesteder, som tilbyder en stor mængde mødelokaler af varierende størrelse og med forskellig beliggenhed. Er du på jagt efter professionelle mødelokaler midt i Danmark, i Odense, så tilbyder Syddanske Forskerparker mødelokaler på to attraktive adresser i Odense. Vi tilbyder gode priser på både halvdags- og heldagsmøder inklusiv forplejning samt fleksible og kreative mødelokaler, der kan tilpasses dit behov. Alle mødelokaler ligger i Campus Odense, tæt på Nyt OUH, Syddansk Universitet og med nem adgang til motorvejen.

Kontakt os på tlf. 29 16 35 17, så vi sammen kan finde det helt rigtige mødelokale til dine behov. Du kan også læse mere om vores mødepakker og priser samt forskellige typer af mødelokaler i Odense.

6 tips til det rigtige mødelokale

Beliggenhed
Et vellykket møde handler i høj gad om at finde et mødelokale med den rette beliggenhed. Det er en god idé at tage højde for deltagernes rejsetid, når du skal finde det rette sted at holde dit møde. De fleste mødedeltagere ønsker, at der er gode parkeringsmuligheder nær mødelokalet, som du har valgt. Og samtidig ønsker de, at lokationen er nem at komme til – både i bil og hvis gæsten gør brug af offentlige transportmidler.

Pris
Selvfølgelig er det vigtigt at overveje budgettet, når du skal finde det rigtige mødelokale. Nogle mødesteder tilbyder, at du blot kan leje mødelokalet uden mad og drikke. Andre mødesteder sætter udelukkende prisen ud fra deltagerantallet og valg af mødeforplejning. I sidstnævnte tilfælde vil forskellige mødepakker sammenholdt med antal deltagere have indflydelse på den endelige pris. Mødestedet tilbyder som regel flere forskellige mødepakker i forskellige priskategorier. Fx koster en heldagsmødepakke typisk fra 400 kr. og op pr. deltager. Skal du booke mødelokaler kan det være en god idé at undersøge, om du kan få en særlig god pris, hvis du booker mødelokalet i flere dage eller flere gange i løbet af et år.

Mødelokale type
Det er vigtigt, at mødelokalet har den rette størrelse. Der skal være plads i mødelokalet til alle deltagerne og oplægsholderne, uden at det føles for trangt eller rodet. Omvendt må der heller ikke være for meget plads i mødelokalet, så man ikke kan fylde det ud, og lokalet føles tomt. Husk også plads til break out sessioner, netværksmøder eller andre aktiviteter.

Det er også vigtigt, at du finder et mødelokale, som, foruden den rette størrelse, også har de rette faciliteter til rådighed. Det vil sige, at der både skal være av-udstyr, stole, borde, skærm, projekter og whiteboard, hvis det er det, du har brug for. Er det tid til at skabe en ny og inspirerende ramme om dine møder, så er det måske kreative mødelokaler, du har behov for, og som kan give dine møder et boost. Vælg derfor også mødelokale ud fra hvilket type møde, du skal afholde.

Av udstyr

Av udstyr til mødelokaler er oftest standard i alle mødelokaler, men tjek alligevel efter, så du er sikker på at have alt, du skal bruge – og at udstyret er professionelt samt opdateret. Det kan f.eks. være projektor, lydanlæg, mikrofoner eller lignende. Udover AV-udstyr kan det også give mening at overveje, om der er brug for flipovers, skriveredskaber o. lign., så gæsterne kan få mest ud af det planlagte program.

Forplejning
Det er vigtigt for deltagernes velbefindende og koncentration, at der er mad og drikke til rådighed hele dagen. Sørg derfor for at vælge et mødested, hvor der er tænkt på forplejningen, og hvor der både er mulighed for morgenmad, frokost, kaffe/te og snacks. Mange mødelokalesteder tilbyder denne service, så I ikke behøver at tænke på det. Og der findes oftest flere forskellige mødepakker og priskategorier at vælge i mellem. Bestilling af forplejning foregår oftest sammen med booking af mødelokaler, så der er styr på alle detaljer fra start.

Parkering

De fleste mødesteder har egen gratis parkeringsfaciliteter til rådighed, men hvis ikke, kan det være en god idé at tjekke parkeringsforholdene i området. Sørg for at tage hensyn til afstand, tidsbegrænsning og pris, så deltagerne ikke skal gå langt, er nødt til at flytte bilen flere gange, eller skal betale for dyr parkering.

Skal dit næste møde være i Odense?

Som beskrevet ovenfor er der flere ting, du bør have for øje ved booking af mødelokaler. Er du nået frem til, at du gerne vil booke et mødelokale i Odense, så kontakt os, og vi vil hjælpe dig. Vi udlejer mødelokaler på to forskellige attraktive adresser i Odense M – begge med nem adgang til motorvejen og gratis parkeringspladser. Ring til Mari og book mødelokaler på tlf. 29 16 35 17. Du kan også blot få en uforpligtende snak eller en gratis rundvisning.