Sådan vælger du det rette mødested – 10 tips

Hvad skal du overveje og være opmærksom på, når du skal finde et sted til dit næste møde eller konference? Vi har samlet 10 gode råd.

Når mødestedet skal vælges

1. Søg og udvælg et par mødesteder/konferencesteder, som passer til formålet. Tag kontakt og fornem førstehåndsindtrykket. Hvordan er stemningen i telefonen? Bliver der svaret hurtigt på din henvendelse? Er der transparente retningslinjer for Covid-19 og afbestilling?Lav en liste med dine vigtigste spørgsmål og få dem afklaret hurtigt. Fx er der ledigt den pågældende dag? Kan specifikke ønsker til fx bordopstilling, forplejning, udendørsaktivitet indfries?

2. Besøg mødestedets hjemmeside og sociale medier, hvor du kan få et godt indtryk af priserne, mødelokalerne, parkeringsmulighederne, forplejningen og mødestedets generelle udtryk.

3. Book en aftale omkring et fysisk besøg, så du kan se mødelokalet og hilse på personalet. Lever lokalet op til beskrivelsen? Virker personalet imødekommende og venligt? Og er der god kemi mellem dig og mødestedet?

4. Orienter dig om parkeringsforholdene fx om man kan parkere tæt på, om parkering er gratis, og om der er mange parkeringspladser.

5. Få konkret information om AV-udstyret. Kræves der særlige kabler eller adaptere? Er det noget mødestedet har? Er der forlængerledninger, mange stikdåser samt opladere? Indgår der blokke og kuglepenne i mødepakken, eller er det noget, I selv skal have med? Er der flipover, tusser, whiteboard, post-it?

6. Det er vigtigt at nævne, hvis der er særlige behov. Det kan være kosthensyn, handicaps eller lydudstyr, der skal benyttes. Oplysningerne giver mødestedet de bedste forudsætninger for at levere en skræddersyet oplevelse.

Når mødestedet er valgt

7. Du har nu valgt dit mødested, og du kan informere dine deltagere nærmere. Det er vigtigt, at alle dine deltagere på forhånd er bekendt med de nødvendige praktiske informationer. Har mødestedet fx en ”vejbeskrivelse”, du kan videresende til dine deltagere?

8. Fremsend agenda for mødet til mødestedet. Mødets struktur, tider og pauser giver mødestedet en stor fordel for at kunne være klar på de rigtige tidspunkter med service og forplejning.

9. Gennemlæs mødestedets retningslinjer og procedurer, så både du og mødedeltagerne er trygge. Send evt. mødestedets retningslinjer til mødedeltagerne, så alle er klar over, hvordan de skal gebærde sig på mødestedet. Der kan være krav om mundbind, antal og afstand, som er fint at oplyse alle mødedeltagere om på forhånd.

Når mødet er gennemført

10. Lav en lille evaluering af mødet og mødestedet. Det er brugbart og godt for dig at vide, hvad mødedeltagerne synes om dagen, og det er vigtig information for mødestedet, at du deler den information og feedback du modtager fra mødedeltagerne. Læg gerne lidt billeder og ord om mødet på dine sociale medier, og tag gerne mødestedet samt send et par ord deres vej.

Håber at ovenstående tips kan hjælpe, når du skal finde det helt rigtige mødested. Vi sætter en ære i at guide dig. Du er meget velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak eller tage et kig på vores mødelokaler i Odense >>

Se desuden vores 4 små film, hvor vores tidligere mødekoordinator Louise Williamson-Westerman giver hendes bud på, hvilke overvejelser man bør gøre sig, når man skal finde det rette mødelokale >>